テレワーク必需品のweb会議ツール３選！Zoomなど特徴解説！

 

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web会議ツール３選

Zoom

Zoomは、パソコンやスマートフォンを使って、セミナーやミーティングをオンラインで開催するために開発されたアプリです。
Zoomはオンラインでの会議を実現するクラウド型のビデオチャットサービスです。パソコンやスマートフォン、タブレットなどを通して複数人でのビデオ通話を可能にするサービスで、テレワークなどで自宅にいながら社内外のミーティングや商談などを実現できます。
Web会議ができるシステムは数多くありますが、Zoomは国内トップシェアのWeb会議システムで、多くのユーザーが利用している点や、簡単な操作性などが高く評価されています。

対面式のセミナーやミーティングを想像してみて下さい。
受講したいセミナーがあった場合、そのセミナーに申し込みます。
すると、セミナーの主催者から、招待状や受講票が届き、場所や時間を告知されます。
セミナーの受講者は、その時間に、その場所へ行けばセミナーを受講することができます。
Zoomも、これと全く同じです。
セミナーの主催者から招待URLまたは、ミーティングIDを受け取ります。
指定の時間に、その招待URLをクリックするか、ミーティングIDを入力するだけで、セミナーに参加できます。

ほかの主要Web会議システムと比較して接続の安定性が高く、画質・音質が良いです。同時接続人数も特に多いですし、普及度も高いので、現時点ではZoomが最適解と言えるケースがほとんどです。特に100人以上の比較的大規模な会議を頻繁に行うのであれば、Zoomの利用がおすすめです。

 

無料版でも十分使えるので、Web会議システムを導入するのであればZoomを入れるのが現時点での最適解だと言えます。
ただし無料版だと3人以上のミーティングは、40分までと制限されているので、その点だけ注意しましょう。

 

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MicrosoftTeams

Teams（Microsoft Teams）はマイクロソフト社が推奨するMicrosoft365のコミュニケーションツールで、Skype for businessの後継として登場しました（Skype for businessは2021年7月末廃止予定）。Teamsにはチャット・通話機能の他、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があり、Microsoftアカウントがあれば無料での利用も可能です。

 

Teamsを導入する最も大きなメリットして、ビジネスアプリの定番Word、Excel、PowerpointといったOfficeアプリとの連携が挙げられます。Teams上でこれらOfficeアプリを起動すると、ファイルの閲覧だけでなく共同編集も可能になるため生産性が上がります。さらに、アドオンによって外部のツールとの連携も可能です。

 

Teamsにはチャットだけではなく、通話、ビデオ会議といった複数のコミュニケーションツールが実装されています。そのため、チャットはSlack、ビデオ会議はZoomというように、利用する機能により別のツールを立ち上げる必要がありません。
また有料プランでは、メンバー間の通話機能に加えメンバー外の固定電話や携帯電話とのコミュニケーションも可能です。さらに、固定電話や携帯電話から特定の番号に電話することで電話で会議に参加することができます。

 

Teamsでは最大300人が参加できるオンラインビデオ会議、10,000人が参加できるオンラインイベントの開催が可能です。また、会議は録画録音だけではなく、会議の内容を音声からリアルタイムに文字起こしする機能も用意されており、会議終了後、議事録としてWord形式のファイルで保存出来ます（注：2020/9時点では英語版のみ）。さらに、他言語の相手とチャットをする際の翻訳機能もあります

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Googleハングアウト

Googleハングアウトは2013年からGoogle社が提供している、無料でWeb会議ができるツールです。

複数のコミュニケーション機能を持つツールのため、チャットやグループチャット、音声通話やビデオ通話ができます。

Web会議だけではなく、業務連絡や連絡網としても使えるため、Googleハングアウトを社内コミュニケーションツールとして活用することも可能です。

一度に最大10人までがビデオ通話に参加することができ、Web会議に便利な画面共有機能もあります。

Googleハングアウトの特徴は、いつでもどこでも、インターネットに接続できればあらゆる端末で使えることです。

パソコンだけではなくAndroidやiOS端末でも利用できるため、外出先で急に会議に出席することになっても、慌てることなく安心して会議に参加することができます。

英語の「ハングアウト」を直訳すると、名詞だと「たまり場」「オンライン掲示板」、群動詞だと「時間を過ごす」「遊ぶ」というような意味になります。コミュニケーションやコミュニティ（コミュニケーションの場）を連想する名前なのですね。

 

2021年にはGoogle Hangouts（ハングアウト）は消滅確定していて、Google Chat（とGoogle Meet）がその代わりになります。

 

GoogleがHangoutsの終了を決めたタイミングで、完全にGoogle Chatにリプレイスされるわけですが、Google Chatはスマートフォンから実行できる単体アプリとしても、ブラウザのGmailの隅っこにある小さなアイコンからも使えます。Hangoutsではできませんが、Google ChatはGmailのモバイルアプリから使えるようになりそうです。

 

2021年、HangoutsからChatへの移行がどのようになるか正確にはわかりませんが、ウェブアプリでは、いくつかの機能がすでに使えるようになっています。例えば、コンタクト先に基づいて、チャット履歴をオンオフができるようになっています。従来のHangoutsでは、履歴をオンにしておくと、会話履歴がGmailにバックアップされていましたが、この機能が引き継がれるかどうかは不明です。

 

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まとめ

今回の新型コロナウイルス感染拡大はあらゆる業種、職種において働き方改革を加速させていますが、とりわけテレワーク（リモートワーク）の普及には眼を見張るものがあります。
そんな中、同じオフィスにいないワーカー同士で意思疎通を図り、スムーズに業務を遂行するために必須となってきたのが、ビデオ会議などネットを通じたコミュニケーションツールです。それぞれのツールの特性を生かして利用しましょう。